1. A EQUIPE DE TRABALHO
Certamente, a não ser que o sistema seja muito simples, será necessária uma equipe de consultores externos, para ajudar na implantação.
Normalmente está previsto um consultor para cada área: Comercial, Financeira, Contábil e Industrial.
Na maioria dos sistemas, a própria fornecedora do software, também oferece os serviços de implantação. Este serviço é cobrado por hora, ou por um valor fechado, depende de como foi contratado.
Além dos consultores, existe a figura do coordenador de projetos, que fará visitas periodicas para acompanhar os trabalhos.
Por parte da empresa usuária, o ideal, é ter uma equipe formada por um usuário de cada área, da mesma forma como foi sugerido com relação aos consultores.
Exija da empresa fornecedora, qualificação dos consultores que irão atender a empresa.
Além de conhecer o sistema, o consultor deve conhecer muito bem do negócio na sua área.
Normalmente a hora de consultoria é muito cara, portanto deve ter um retorno condizente no que diz respeito a qualidade do consultor.
Não vá pelo mais barato, pois corre o risco de receber consultores em treinamento, com menos conhecimento que seus funcionários.
Com relação a equipe interna, escale funcionários capacitados, e que terão disponibilidade para se dedicar ao projeto. Não adianta colocar o gerente da área de contabilidade como usuário chave deste módulo se ele não terá a disponibilidade de tempo que o projeto exige.
Lembre-se que o usuário responsável de cada módulo, é que junto com o consultor, irá parametrizar o sistema de acordo com as necessidades da empresa. Portanto ele deve ter também poder de decisão
2. APRESENTAÇÃO DO SISTEMA
Faça uma reunião com todos os usuários, para comunicar que serão iniciados os trabalhos de implantação do novo sistema.
Apresentar os consultores, e solicitar o comprometimento de todos para êxito na implantação.
Promover uma demonstração geral do sistema para todos os usuários.
O objetivo desta apresentação é “vender” a ideia do sistema aos usuários em geral.
Normalmente surgem boatos que com a implantação funcionários serão dispensados, etc.
Deixe claro quais os objetivos da empresa com o novo sistema
É importante que não gere no pessoal uma rejeição ao projeto.
3. ELABORAÇÃO DO CRONOGRAMA
O cronograma deve ser elaborado pela equipe de implantação em conjunto, consultores, usuários e o coordenador do projeto.
Normalmente a data final para termino do projeto, já foi estabelecida pela direção da empresa.
Portanto cabe a equipe fazer um cronograma retroativo encaixando as tarefas, com o objetivo de atender a esta expectativa.
Seja realista, não adianta reduzir os prazos, e depois de uma semana verificar que não esta sendo possível cumprir.
Trabalhar pressionado em função de cronograma, é normal para o pessoal de TI, porém tenha bom senso, não ultrapasse os limites.
O risco é a qualidade cair
Um ponto importante nesta fase:
Pelo cronograma, será possível ter uma ideia mais exata do custo dos serviços de consultoria (calculando o total de horas previstas para os consultores). Verifique se está de acordo com o previsto inicialmente quando das negociações com o fornecedor. Se estiver muito diferente, é sinal que alguma coisa já começou errado.
4. INSTALAÇÃO DO AMBIENTE
O que chamamos de ambiente, neste caso têm dois sentidos, ambiente de trabalho para a equipe, composto de sala para os consultores, local para reuniões e para entrevistas com usuários.
E também criação do ambiente de hardware e software, para trabalho dos consultores (elaboração da documentação, desenvolvimento de customizações, testes do sistema).
Crie uma central de implantação. Que ela não fique tão isolada do restante da empresa, e nem tão proxima, para não facilitar muitas interferencias.
Com o tempo, os consultores tornam-se amigos dos funcionarios, e a central de implantação corre o risco de torna-se uma sala de bate-papo.
5. MODELAGEM
Podemos dizer que é a fase mais importante e crítica do projeto. Corresponde as definições e parametrizações do sistema.
São realizados os levantamentos de dados de cada área, e o sistema vai sendo modulado para ficar de acordo com as necessidades da empresa.
A troca de informações entre consultores e os usuários responsáveis de cada área é essencial.
Um profundo conhecimento tanto do sistema como da empresa, são exigidos para realização desta tarefa.
É a fase onde a consultoria tem que demonstrar toda sua capacidade.
Os consultores e os usuários que fazem parte do projeto, são os responsáveis diretamente por esta tarefa.
Uma falha durante o processo de parametrização, quando percebida somente em fases seguintes, causa grandes atrasos no cronograma. Em algumas situações, um erro que só é percebido quando o sistema estiver em andamento pode inviabilizar todo o trabalho.
6. CUSTOMIZAÇÃO
Correspondem ao desenvolvimento adicional de rotinas, agregadas ao sistema, visando atender a necessidades da empresa, que não puderam ser atendidas pela parametrização.
Estas customizações já deveriam ter sido identificadas na fase de estudo para adquirir o sistema, no processo de aderência.
Em muitos casos, não são feitas pelos consultores, pois exigem trabalho de programação (normalmente os consultores não programam).
São desenvolvidas pela equipe de desenvolvimento na sede da consultoria, e enviada aos consultores para serem testadas.
Nem todos os sistemas permitem incorporar customizações.
O ideal seria que a palavra customização não aparecesse no projeto. Costuma ser traumático.
Customizações são caríssimas, e nem sempre ficam boas.
Se for diagnosticado que serão necessárias, se forem muitas, alguma coisa está muito errada, ou o sistema não atende sua empresa ou a parametrização não foi feita corretamente.
7. PROTÓTIPO
Uma vez o sistema parametrizado, e customizado se for o caso, entra-se numa fase de testes para validar os processos.
Cuidado com testes viciados, deve-se usar números reais, e provocar situações que ocorrem no dia a dia.
Muito importante nesta fase a participação crítica dos usuários.
É importante que todas as rotinas sejam testadas.
Se por exemplo o consultor que cuida do faturamento disser que não fará testes deste módulo no momento, pois o processo ainda não está totalmente pronto, mas que você pode ficar tranquilo que tudo vai funcionar no final, desconfie, pode entrar em desespero, porque é motivo para isto.
8. VALIDAÇÃO DOS PROCESSOS
Com base nos testes realizados, os usuários responsáveis por cada área devem aprovar seus módulos.
Significa que a partir daquele momento, não serão mais alterados parâmetros ou processos.
Exija aqui, que os gerentes de cada área também tenham envolvimento nesta avaliação.
9. TREINAMENTO
Uma vez o sistema pronto para funcionar, é necessário treinar os usuários. Não mais só o usuário responsável por cada módulo, mas sim todos que irão
fazer uso do sistema.
Como é um trabalho longo, uma sugestão é não usar os consultores externos, mas sim os usuários que participaram do projeto. Eles devem estar preparados para aplicar o treinamento.
Todos os usuários devem ser treinados, nem que tenha que ser feito fora do horário de trabalho.
Se sentir que esta tarefa está totalmente dependente dos consultores externo, alguma coisa está errada. O pessoal interno que acompanhou o processo tem que estar em condições de aplicar o treinamento.
10. CARGA DOS DADOS BÁSICOS
É necessário passar para o novo sistema, todos os cadastros e tabelas que são utilizados no sistema atual (Clientes, Fornecedores, Produtos, etc.)
A maioria dos dados deve ser possível de se inserir através de processos de importação.
Deve haver um bom planejamento com relação a este trabalho, principalmente quando da "virada" do sistema.
Todas as ultimas informações inseridas no sistema antigo tem que ser feito o mesmo no novo sistema.
11. PARALELO
Seria o ideal que fosse feito, porém poucas empresas o fazem.
O problema é que para se chamar de paralelo, seria necessário processar todo o movimento real que está sendo executado no dia a dia.
E isto exige um trabalho dobrado de mão de obra.
Se for feito somente com parte dos dados, passa a ser teste e não paralelo. Não sendo possível fazer comparação entre os dois sistemas, antigo e novo.
Cuidado se esta fase estiver prevista no cronograma. Sua execução ou não, deve ser bem acordada com a consultoria.
Pois em caso de problemas no futuro, pode ser usado o argumento de que o paralelo que deveria ter sido feito não foi.
12. IMPLANTAÇÃO - O DIA DA VIRADA
Existe duas formas colocar o sistema em execução: módulo a módulo gradativamente, ou fazer o chamado “dia da virada”, onde de uma só vez, suspende o sistema antigo, e inicia o novo Sistema..
É muito difícil conseguir fazer uma implantação módulo a módulo, principalmente se a empresa está migrando de outro sistema.
Normalmente, é feito um tratamento de choque, marca-se uma data, que deve ser divulgada exaustivamente na empresa, e a partir deste dia, o sistema antigo é desativado e somente o novo passa a existir.
13. ACOMPANHAMENTO
Após a implantação, os consultores ainda permanecem na empresa durante certo período acompanhando o processo operacional.
A carga horária para esta tarefa, deve ter sido prevista no cronograma inicial.
Normalmente, os usuários tornam-se dependentes dos consultores. Veja a hora certa para cortar o “cordão umbilical”.
Se realmente estiver sendo necessário estender o prazo inicialmente estabelecido, é sinal que a implantação não foi boa, ou o treinamento deixou a desejar.
Se ultrapassar as horas previstas, é hora de sentar com a consultoria, para identificar as causas, e ajustar os ponteiros.
14. VALIDAÇÃO FINAL
É o momento onde tudo está pronto, e os consultores fazem as malas.
A Empresa deve dar um OK dando por finalizado o projeto.
A partir desta data, o cliente passa a ser atendido pelo setor de suporte remoto ou local.
Este é um momento crucial para a direção da empresa.
Por um lado, quando mais tempo os consultores permanecerem, maiores vão ficando os custos
Por outro lado, fica uma certa insegurança, se realmente está tudo certo, e se o pessoal interno terá condições de assumir de vez o operacional do novo sistema.
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