I. ADEQUAÇÃO A LEGISLAÇÃO:
Fator muito importante.Como vários sistemas foram desenvolvidos fora do Brasil, principalmente os dos grandes fornecedores, foram necessárias desenvolver customizações para atender as leis do Brasil (aspecto contábil, fiscal, etc.). É importante saber o nível destas customizações.
E um outro aspecto, o fornecedor deve estar apto, a alterar prontamente o sistema sempre que uma mudança na legislação venha a exigir. Por exemplo, alterações na CLT que venham a alterar o calculo da folha de pagamento, alterações em tributos nos casos de vendas, compras, serviços, etc.
II. CUSTOMIZAÇÕES :
Se já constatou que irá necessitar alguma implementação ou alteração no sistema, é importante definir com o fornecedor, antes de fechar o negócio, se o sistema permite customizações, e sobre as condições deste desenvolvimento. Quem irá fazer? quanto irá custar? quanto tempo levará para ser desenvolvida e implantada?É importante verificar, se o sistema possui recursos que possibilita o desenvolvimento de consultas e/ou relatórios pelo usuário. Sempre será necessário. É muito dificil um sistema já prever todas as telas e relatórios que a empresa necessita. E muito importante: se a manutenção deste módulo customizado estará incluída no contrato de manutenção do sistema padrão.
E também muito importante: nos casos de atualização de versão, se não há risco de perda destas customizações.
Ocorrem casos, onde o fornecedor contrata terceiros para desenvolver a customização e depois não tem condições de dar manutenção.
III. SUPORTE PÓS-IMPLANTAÇÃO:
Um dos problemas mais sérios de um sistema é com relação ao suporte dado pelo fornecedor.Atualmente existem várias formas de suporte, sem necessitar que um técnico se desloque até a empresa: por telefone, por acesso remoto, por e-mail, etc.
Questione sobre a estrutura de suporte, horários de atendimento, plantões de fim de semana, etc.
Normalmente, o custo do suporte, está vinculado ao valor pago da manutenção, ou seja, a empresa não deve pagar nenhum custo adicional pelo suporte. Isto deve ficar bem definido em contrato.
IV. CUSTO DE USO DO SISTEMA:
Analise com cuidado o custo da manutenção do sistema, que na maioria das vezes é mensal.Às vezes um sistema tem um preço inicial barato, e depois o custo de manutenção o torna inviável para empresas de pequeno porte.
Outro ponto importante é estar bem informado, sobre o que cobre este valor da manutenção, como por exemplo: instalação de novas versões, atualização de legislação, etc.
V. CONSULTOR / VISITAS:
Mesmo que o sistema seja online, eventualmente pode vir a ser necessária a visita de um consultor técnico, para treinamentos ou discutir com os usuários algum problema encontrado.Esteja bem inteirado das condições, quando for necessária esta visita, no que diz respeito a custos: Valor hora dos serviços, custo de deslocamento, hospedagem (caso o consultor venha de outro local), refeições, etc.
Dependendo do que venha a motivar a visita, a mesma será cobrada ou não.
Por exemplo, se a visita for para corrigir problemas gerados pelo próprio sistema, teoricamente o fornecedor é que deve arcar com os custos da mesma.
VI. ATUALIZAÇÕES (NOVAS VERSÕES):
Em alguns sistemas, o processo de atualização de versão é meio traumático.O fornecedor tem que ter uma estrutura de controle de qualidade, para somente liberar uma versão se a mesma estiver 100% testada. O que é um pouco difícil.
O mais grave, é quando a nova versão vem com erros, às vezes graves, que a versão anterior não tinha.
Quando isto ocorre, na maioria dos casos, a empresa somente descobre quando os problemas começam a ocorrer. Por exemplo: depois da instalação da nova versão, o sistema começou a calcular o ICMS errado em todas as notas. Só que somente foi descoberto, depois que já foram emitidas centenas de notas. É um exemplo triste, mas na prática acontece.
Um outro aspecto importante com relação a novas versões, e quem irá instalar? (isto somente é valido nos casos de sistemas instalados localmente)
Se for a própria empresa (cliente), esta instalação deve ser de forma mais automatizada possível, ou seja, que não necessite de ninguém da área de TI para fazê-la.
Se for a equipe de suporte do fornecedor, ela deve estar comprometida para evitar que o sistema pare.
VII. NUMERO DE USUÁRIOS:
Nos sistemas online, já percebi que um ponto de referência para determinar o valor da mensalidade é o numero de usuários, ou o numero de estações que estarão conectadas ao mesmo tempo.Neste aspecto, a empresa tem que tomar dois cuidados:
A. Dimensionar da melhor forma possível quantos usuários poderão estar usando o sistema simultaneamente. ( a melhor forma de fazer isto é estimar o número de estações necessárias em cada área: almoxarifado, financeiro, faturamento, compras, produção, etc.)
B. Estar bem inteirado do acréscimo de custo, na eventual contratação de mais usuários.
VIII. BANCO DE DADOS:
Por fim, um ponto que antes era muito importante, atualmente com o sistema em nuvem já não é tão relevante, diz respeito a qual banco de dados, suas informações estarão armazenadas.Questione sobre o aspecto de segurança e backup.
Procedimentos caso necessite fazer uma restauração. Tenha certeza que não irá necessitar de contratar um analista de banco de dados.
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