CONTROLE DE ESTOQUE – CONCEITO E DEFINIÇÕES

Podemos definir Controle de Estoques como o controle do saldo fisico de cada item (seja produto final, matéria prima ou item de consumo) de uma empresa.
Porém um sistema de Controle de Estoque, não se limita a controlar as entradas e saídas de produtos em almoxarifado, mas sim gerenciar passo a passo a vida do produto dentro da empresa.
Portanto, não é um processo tão simples. É um sistema relativamente complexo.

Um módulo de controle de estoque deve atender no mínimo os seguintes requisitos:

  • Controle atualizado do SALDO FISICO de cada produto - Caso o produto possua numero de lote, e consequentemente data de validade, é necessário controlar o saldo lote a lote, bem como a localização, em casos de haver armazenamento em mais de um local.
  • Controle do VALOR EM ESTOQUE - Acompanhando o controle fisico, é necessário controlar o valor de cada item em estoque. Tanto para fins gerenciais como para fins contábeis. Após cada movimentação de entrada ou saída de um item, seu saldo em valor também vai sendo alterado
  • HISTÓRICO DE MOVIMENTAÇÃO - É necessário mantermos todo o histórico de lançamentos de entradas e saidas, de cada item. É importante tanto para uma conciliação gerencial, como também para fins de fiscalização.
  • Controle de REPOSIÇÃO - Planejamento baseado em três parâmetros: Que itens necessitam reposição, em que quantidade e para quando (data limite para reposição).
  • INVENTÁRIO – um sub-módulo, que irá conciliar os saldos do sistema com a contagem física de cada item. Além de ser um exigencia legal, é importantissimo para dar credibilidade ao sistema. Pode ser um inventário contábil, ou somente para administração interna.
  • INTEGRAÇÃO com todos os módulos que geram entradas e saídas em estoque. Por exemplo:
    • Controle das reservas e encomendas. - Reservas corresponde ao que está previsto para sair de estoque (por exemplo com base na carteira de pedidos de vendas). Encomendas refere-se o que está previsto para entrar em estoque, baseado nos pedidos de compras pendentes, por exemplo.
    • Faturamento – quando se fatura é necessário dar a saída em estoque dos produtos.
    • Compras – No ato do recebimento, deve-se dar a entrada em estoque.
    • Produção – Em industrias, o módulo de produção, gera entradas em estoque dos produtos que vão sendo produzidos e saídas dos matérias consumidos nos processos.

      Vamos analisar cada um destes tópicos, simulando passo a passo, um projeto de implantação onde será usado como modelo a criação de uma pizzaria. E como ferramenta de desenvolvimento uma planilha

      Definição dos produtos que serão controlados:


      Que tipo de materiais devem ser controlados?

      • Em uma empresa comercial >>>> Produto de revenda

      • Em uma empresa de prestação de serviços >>>> Itens de reposição

      • Em uma empresa industrial >>> Matéria prima /componentes, Semiacabados, Produto acabado

      Outro grupo de materiais que toda empresa tem, inclusive em nossas residências, são os materiais de consumo: material de limpeza, material de escritório e outros, itens de manutenção e outros. Muitas empresas, não dão a estes itens o mesmo grau de importância que é dado aos produtos envolvidos diretamente com o “ganha pão” da empresa. O controle de estoque e reposição destes itens costuma ser mais simples.

      Úma vez definidos quais os produtos serão controlados, é essencial definirmos dois atributos: Em qual unidade de estoque cada item será controlado (Kilo, metro, unidade, etc)

      Unidades de Estoque

      E qual o critério de codificação iremos utilizar (se será um codigo numerico sequencial, um codigo inteligente, etc).

      Tipo de Codificação

Controle por Depositos

Depositos

Quando falamos em localização dos estoques, podemos estar referindo a três situações distintas:
A. Uma fabrica com mais de um almoxarifado, porém em um mesmo local.
Por exemplo: deposito de produto acabado, deposito de matéria prima e deposito de semi-acabados. Ou podemos ter mais de um almoxarifado de matéria prima, ou de produto acabado.
B. Uma empresa com várias filiais, cada uma com seu estoque de produto acabado.
C. A terceira hipótese, refere-se a localização do produto dentro de um almoxarifado, indicado pelo corredor, prateleira, box, etc.
Nas hipóteses A e C, as transferencias do produto de um local para outro, são consideradas movimentações internas. br /> Porém na hipótese B, para transferir um produto do estoque de uma filial para de outra, já seria considerada uma movimentação contábil, exigindo uma nota fiscal.
No nosso modelo, vamos supor que como o estoque de farinha de trigo e de embalagens são em grande volume, manteremos um outro prédio ao lado do prédio principal, onde ficará armazenada a maior parte do estoque, e todos os dias, seriam realizadas transferências deste deposito para o principal da quantidade prevista a ser utilizada no dia.



Controle por lote / série

Lotes de Estoque

No passado, para a maioria dos produtos, o controle da quantidade em estoque consistia em associar o saldo ao código do produto.
A partir do momento em que praticamente todos os produtos passaram a ter controle de data de validade, esta data foi vinculada a um lote.
Desde então a quase totalidade de itens, principalmente alimentícios, passou a ter controle por lote.
Com isto, um mesmo produto pode ter vários lotes em estoque, cada um deles com seu saldo.
Isto implica que toda movimentação (entrada/saída) exige também a informação do lote que está sendo movimentado.
Alguns itens continuam com o saldo controlado somente a nível código, ou seja, não usam controle de lote.
Um outro tipo de controle, mais analítico que o lote, é o controle por numero de série. Usado principalmente em equipamentos eletrônicos. br /> Um exemplo é o telefone celular. Cada aparelho tem o seu numero.
Isto permite um alto nível de rastreabilidade, ou seja, é possível saber qual componente foi usado em cada aparelho fabricado.



Movimentação Entrada / Saida

Fluxo movimento

Denominamos movimentação de estoque ao processo de entrada ou saída da quantidade referente a várias origens ou destinos. br /> No fluxo abaixo, identificamos os movimentos mais comuns que ocorrem em uma empresa industrial:

  • A - Entrada por compra - compra de matéria prima e componentes
  • B - Saida por requisição - saida da matéria prima para uso na produção
  • C - Entrada por produção - após o produto ser produzido é dada a entrada no estoque de produto acabado
  • D - Saída por Venda- saida do estoque de produto acabado pela venda.
    Aplicando estes processos em nossa pizzaria, analise a planilha abaixo:
  • E -Compra – Compras vindas dos fornecedores, gerando uma entrada no estoque de MP
  • S -Requisição – Saidas de estoque para uso no processo das pizzas.
  • E -Produção – Entrada em estoque da pizza pronta.
  • S - Venda - Saida de estoque da pizza quando da venda.
Entradas-saidas



Valorização

Quer entender sobre valorização de estoques?

Então acompanhe, passo a passo, a sequencia dos lançamentos da planilha abaixo, e no momento que tiver assimilado este processo, pode ter certeza que já saberá 80% do conceito de valorização.

Valorização

Iremos detalhar o critério de calculo do custo médio, do valor do estoque e de como valorizar as movimentações de entrada e saída.
Neste exemplo, temos o histórico de movimentação de um produto (matéria prima). Iremos analisar somente dois tipos de operações: Entrada em estoque através da compra e saída de estoque para uso na produção.
Na prática, ocorrem várias outras operações (devoluções, transferências, inventário, etc.), porém o processo de valorização é similar ao que iremos ver.
Cada lançamento está com uma data diferente. Com base nesta data, analise os lançamentos da planilha e concilie com as explicações abaixo:

No primeiro lançamento (10/6), temos uma entrada em estoque, partindo de um saldo inicial zero.
Foi realizada uma compra de 20 unidades a um valor total de $ 100,00, portanto o preço unitário foi de $ 5,00.
Após a entrada, o saldo em estoque em quantidade passa a ser igual a 20 unidades e em valor $ 100,00.
O custo médio inicial (saldo valor / saldo quantidade), coincide com o preço unitário da entrada $ 5,00.
Regra 1: o custo médio é alterado quando ocorrer uma entrada por compra, cujo preço unitário de entrada for diferente do custo médio em estoque.

O segundo lançamento (11/6), corresponde a uma saída de 12 unidades de estoque.
Como o custo médio era de $ 5,00, o valor deste movimento é de $ 60,00 (12 x 5,00). Portanto o saldo em estoque passa a ser quantidade = 8 e valor = $ 40,00.
O custo médio não é alterado, já que o valor do movimento foi com base neste mesmo custo.
Regra 2: Nas saídas, o lançamento é valorizado com base no custo médio em estoque, portanto a saída do valor do estoque é proporcional a saída da quantidade, não alterando o novo custo médio.
Lançto 12/6 – Entrada relativa a uma nova compra de 10 unidades ao preço unitário de $ 7,00. Valor da compra $ 70,00.
Portanto o saldo em estoque em quantidade passou a ser 18 unidades (8 + 10), e em valor passou a ser $ 110,00 (40,00 + 70,00).
O custo médio é resultante de: Valor em estoque / quantidade em estoque = 110 / 18 = 6,11.
Os lançamentos dos dias 13,14 e 15 são todos relativos a saídas, portanto o procedimento é similar ao lançamento do dia 11/6. Como as saídas são valorizadas pelo custo médio, este permanece inalterado (6,11), pois a saída do valor é proporcional a saída da quantidade.
Em seguida, nos dias 16 e 17/6 temos duas entradas relativas a compras, portanto com procedimento igual ao descrito para o lançamento do dia 12/6.
Como os preços de entrada são diferente do custo médio, este é alterado, terminando em 7,48.
Por ultimo temos a requisição do dia 18/6, valorizada com base no custo médio de 7,48.
Concluindo, o saldo final fica;
-em quantidade: 47 unidades
-em valor : $ 351,70 - (este seria o valor contábil do estoque)
Valor gerencial do estoque, com base no ultimo preço de compra: 47 X 6,92 = 325,24.